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作为餐饮业的“入口”，采购的工作从来不是轻松的。试想，餐饮采购的物资上千种，每个品种的进货渠道都不一样，标准要求各不相同，价格和质量也有很大差异，要采购价廉物美的物资，确实不是件容易的事。又因采购任务涉及人员，部门众多，包括环节琐碎庞杂，因此，我们有必要从整体上对采购程序进行把握。
餐饮业采购流程
1、采购计划
严格审批采购计划手续，是采购管理的关键。
编制物资需求计划：无论属于餐饮店的哪个部门，都应编制物资需求计划，于每月月末报下月份物资需求计划，并交财务进行成本控制审核，然后再报送财务经理、主管副总审批，最后经由总经理批准后转采购员。
填写仓库补充申购单：仓库需要补充材料时，仓库保管需提出申请，填写物品申购单，交财务进行成本控制审核，然后再送财务经理审批，最后报总经理批准后转采购部。
零星物品的申购：一些零星物品的申购，由其使用部门提出申请。使用部门负责人根据库存情况审核签字，然后送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后转采购员。
食品原材料申购：食品原材料批量采购采取足期补给的办征，由餐饮部报申购计划，然后交财务进行成本控制审核，再送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后转采购员。
鲜活原料的申购：厨房每天所需的鲜活原料，由厨师长、餐饮总监签字后，于每天晚班前转采购员。
2、采购物资的择商
择商、报价：所有申购计划或申购单转给采购员后，采购员要具体针对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价。
所有采购物资的择商、确认和报价，必须由采购部在充分掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并把所掌握的供应厂商及购物意向主动通报采购部，由其选定质优、价廉、服务好的供应厂商。
业务洽谈：采购人员收到自己分管的申购单后，要做认真归纳和分类整理。对其中有疑问的地方要及时与部门经理、总监和申购部门沟通。确认无误后，再按照要求时限尽快找到至少三家以上的供应厂商进行业务洽谈，对比筛选后，择优确定报价，填人申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送财务经理、主管副总审批，最后经总经理批准后，由采购员进行采购。
及时注明优惠信息：供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归餐饮店所有，采购员在报价中必须注明。
鲜活原材料的询价：鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，财务人员应每周去做一次市场询价，根据市场价格和采购价格对比作出分析，上报主管副总、总经理。
3、采购物资的审批
采购物资只有在审批手续齐全后，才能实施购买。
采购非入库物资：采购非入库物资时应由部门提出申请，部门总监或经理签字后送财务进行成本控制审核。根据各部门“物品需求计划”对申购物资计划进行审核签字后，送财务经理，主管副总审批，最后送总经理批准后，再转采购员进行采购。
采购入库物资：采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，经使用部门经理签字后交财务进行成本控制审核，根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资计划进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后，再转采购员进行采购。
采购原材料：采购原材料由各厨房于每日下午3点前报次口原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部。采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并要求于次日上午9点前准时到货。
4、采购物资的验收和运输
把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。
仓管员验收：不管是采购人员自购还是供应商送货，货到餐饮店后，一定要经过仓管员验收，绝不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门。
几个部门同时验收：各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数最、金额是否一致，所有进货均应过磅点数。根据合同或小样验收:进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。
验收不入库物资：验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后，仓管员开具“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认。
验收人库物资：:验收人库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后由保管员开具“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认。
验收食品原材料：验收食品原材料，按照开好的“收货记录”(为了方便收货，“收货记录”是按“采购单”事先填制好的)，收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量、价格进行严格把关，验收合格后收货员、厨师长、供货商同时签字确认。
拒收：所有进货若发现与申购单内容不符的，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据。
5、特殊采购物资
采购技术性强的物资：对一些技术性强或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。
采购紧急物品：一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理中购。若确实有个别紧急需求，须经有关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人的监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。
6、采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付的方式，特殊情况可支付现金，如青菜、农副产品供货商可根据情况特殊处理。
采购流程管理
根据餐饮采贮管理流程采购、验收、仓管、发放四个环节，针对餐饮部的实际情况，具体从以下环节入手，切实做好采购工作：
一、理顺采购流程
1、确定供货商，签订供货合同。供货商类别：米油类、鸡鸭类、鱼类、海鲜类、蔬菜类、肉类、米粉类、豆制品类。
其他类别：均由酒店采购中心根据申购计划统一采购。（在签订供货合同后，可取消餐饮采购员）。
签订供货合同：供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在寻价基础上再定价。
2、制定采购计划
（1）厨房根据库存及所需量填写好菜品申购单，并报厨师长签字批准。“菜品申购单”壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。
（2）仓库、楼面根据库存量，遵循“最小库存”原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。
3、安排组织采购
（1） 供货商应每晚21:20到收银台拿申购单并签字认可；于第二日（或规定时间内）按质按时按量送货。
（2） 采购员根据申购计划单及时采购到位。
二、完善验货制度
1．成立收货小组由仓管员、厨师长（厨师长指定人员）、质检员，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长、供货商叁方签字认可（收货单壹式四联），质检员不定时抽量。
（注）收货单没有仓管员、厨师长、供货商当天签字无效。
供货商凭收货单结算。
2、急用菜品收货：急用海鲜，可由一楼主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。 米粉由员工餐厅厨师及零点班保安收货称量，经叁方签字认可后方可，未用完者，过称后将当天收货单及退货单交仓管员壹联，一联交财务部。
采购流程管理制度
为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、特制定本制度。采贮管理流程分采购、验收、仓管、发放四个环节，针对各餐饮企业的实际情况，具体切实做好采购工作。
第一条 基本原则
１．廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；
２．严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
３．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
４．所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需按《紧急采购管理流程》要求进行采购；
５．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购；
６．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商；
７．科学、客观、认真地进行收货质量检查；
第二条 供货商的确定原则
1．初选供货商：要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。
2．试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。
3．确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4．签定供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
5．供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条 市场调查原则
1．由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。
2．调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3．调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。
4．出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。
5．调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。
6．零星物品的调查由总经理或委托其他人（采购人员除外）实施。
第四条 采购的定价原则
1. 设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。
2. 定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。
3. 价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：
（1） 干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。
（2） 低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。
（3） 零星物品的价格不得高于市场零售价的5%
（4） 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%
（5） 蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。
4． 春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。
第五条 审购程序
(一） 耗用物品的审购程序
1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划，申购单一式三联（采购员、仓管员、财务部各一联）。写明所需物品的品种、数量、规格等，经总经理审批后，交由采购部门办理。
2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单，经部门负责人同意后方可办理。
3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明，限时购买。
（二） 自购菜品的申购程序
1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单，申购单一式三联（采购员、仓管员、财务部各一联），由部门负责人签字后，交采购部门办理。
2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。
（三） 供货商送货的申购程序：
1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，经总经理审批后，交采购部门办理。
2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。
3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。
第六条 采购数量的确定原则
为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。
（一） 鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。
1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。
2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。
（二） 库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。
1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。
2、库存量上下限的计算公式：
最低库存量=每日需用量×发货天数
最高库存量=每日需用量×15天
第七条：货物的验收原则
（一） 验收的质量标准：
根据本公司制定的《采购物资质量标准》进行验收
（二） 验收的数量标准：
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
（三） 验收人员：
采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。
（四） 验收时间：
每日上午9：30---10：00 下午4：30
（五） 验收程序：
1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收商品物资的数量。入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三联（采购员或供货商、仓管员、财务部各一联）。
2、对不符合《采购物资质量标准》和数量超过“申购单”的商品物资（菜品），使用部门有权拒绝收货。
第八条 仓库管理
（一）、负责入库货物的验收，保管及发放工作。
（二）、货物入库
1、认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。
2、开出入库验收单
3、及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑。
（三）、库存保管
1、合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。
2、做到先进先出、防止积压变质。
3、设 “慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报部门负责人。
（四）、发放管理
1、直入厨房：以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等，凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。
2 、仓库发放，厨房各班组必须填写领货单，经厨师长签字认可后出货，店面大堂经店长签字同意后出货。
第九条 采购事项
1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资（菜品）的数量和《采购物资质量标准》以及有关定价原则进行采购。在采购过程中，因市场行情发生变化，而影响采购数量和质量的，要及时与所购商品物资的使用部门联系，征得同意后方可购买。
2、在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额，（预制已列明菜品的一式二联的采购清单，采购人员自留一份，财务结账一份）。菜品要分别堆放装运，以便领货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放，严禁挤压，以免影响菜品质量。冷藏肉品注意保鲜。
3、对商品物资（菜品）的退货和积压商品的处理，采购部门有积极协助处理的义务。
4、对采购过程中发生的非正常损失（采购数量与收货数量差异过大），须单独列明并说明原因，报总经理批准方可报账。
5、采购部工作职责：i、建立供应厂商与价格记录；ii、采购方式设定及市场行情调查；iii、询价、比价、议价、订购工作；iv、送货进度控制与督促；v、来货质量、数量异常处理；vi、付款整理、审查；vii、提交采购工作报告。采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：（1）本月采购货物的类别与比例；（2）本月因采购质量不符存在退货的次数；（3）本月各供应商供货的金额及分布情况；（4）询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况；（5）供应商送货效率；（6）各供应商存的问题及改进建议；（7）采购中存在的问题及改进建议；（8）与各部门勾通，协调解决处理的问题分析。
6、采购人员职责：采购人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好采购工作。必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
第十条 其他
（一） 本制度由本公司制定、解释和修改。
（二） 本制度自颁布之日起施行。
采购流程图
不难看出，严谨的采购管理过程是一环扣一环的，这样的话就不易出现食材、原料的质量不合格的情况了，严格的采购管理流程是餐饮业长远发展的基石与保障。
